Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 novembre 2023

Cette Politique Relative à la Vie Privée encadre les pratiques de confidentialité d’Optania relativement à notre utilisation de renseignements en lien avec votre utilisation de la Plateforme Jade (Site Web et version mobile) (ci-après la « Politique ») et vise notamment à vous renseigner sur :

• Les Renseignements Personnels que nous recueillons auprès de vous;
• La façon dont nous utilisons vos renseignements et avec qui nous sommes susceptibles de les partager;
• Vos droits relativement à la cueillette, l’utilisation et la distribution de vos renseignements;
• Les procédures de sécurité qui sont mises en place pour protéger vos Renseignements d’une perte, d’une mauvaise utilisation ou d’une modification des informations personnelles sous notre contrôle;
• La façon dont vous pouvez corriger un renseignement inexact et communiquer avec nous.

* Cette Politique s’applique seulement aux renseignements recueillis par Optania dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme Jade.

* Veuillez prendre note que cette Politique ne s’applique pas à tout renseignement que vous pourriez fournir publiquement dans des forums d’utilisateurs de la Plateforme Jade, si applicable (tels que des salles de discussions, babillards ou autres pages Web similaires). À chaque fois que vous divulguez publiquement en ligne des renseignements vous concernant, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par des personnes que vous ne connaissez pas. Nous n’encourons aucune responsabilité pour toutes actions ou politiques de toutes tierces parties qui recueillent quelconques renseignements que les utilisateurs puissent divulguer dans de tels forums ou autres sites publics, s’il y en a, de la Plateforme Jade.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons ?

Prise de rendez-vous avec un professionnel :

• - Nom
• - Adresse courriel
• - Téléphone

Demande d’information ou de soutien par courriel au service client :

• - Nom
• - Adresse courriel
• - Contenu du courriel
• - Informations complémentaires avec votre consentement (adresse, téléphone, etc.)

Autres renseignements :

• - L’adresse IP de l’appareil que vous utilisez
• - Le logiciel du navigateur que vous utilisez
• - Le système d’exploitation (Windows, Mac, Linux, etc.)
• - La date et l’heure auxquelles vous accédez à la Plateforme Jade
• - Les témoins de connexion
• - Les balises Web

* Il n’est pas nécessaire de nous transmettre des Renseignements personnels pour visiter la Plateforme Jade.

Qui a accès à ces renseignements ?

Équipe interne Optania :

• - Développeurs de la plateforme Jade
• - Personnes au service client

Notre engagement et nos pratiques de gouvernance concernant la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels sont notre priorité. Pour en savoir plus, consultez le lien suivant : https://www.optania.com/privacy.

Fournisseurs de services :

• - Service d’hébergement
• - Service de gestion des anomalies
• - Logiciel tiers de communications (billetterie, infolettre, etc.)
• - Service de surveillance de la performance des systèmes

Pour plus de détails sur nos fournisseurs consultez le lien suivant : https://www.psylio.com/security.

* La Plateforme Jade peut contenir des liens à des sites non affiliés à Optania. Optania n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de toutes autres entités ou de leurs sites Web et/ou applications mobiles.

Comment nous utilisons vos renseignements ?

Les principes de segmentation des données, du contrôle des accès au moindre privilège et d’authentification forte guident notre utilisation de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis permettent d’identifier les Utilisateurs dans le but de garantir la sécurité, d’effectuer des analyses statistiques et d’optimiser les performances de la Plateforme Jade.

Prise de rendez-vous : Lorsque vous faites une demande de rendez-vous, vos renseignements sont envoyés directement à l’intervenant que vous avez choisi. Vous êtes alors propriétaire des informations transmises et vous consentez à la communication de ces informations en portant action par vous-même. Pour plus de détails sur le traitement de vos informations en transit, consultez le lien suivant : https://www.psylio.com/security.

Demande de soutien : Lorsque vous faites une demande de soutien, vos renseignements personnels sont enregistrés via notre Système de gestion de la clientèle (Zoho CRM) qui est un fournisseur tiers. Les informations sont conservées dans un dossier client pour assurer un suivi de qualité.

Autres renseignements : Les autres renseignements, comme mentionnés ci-dessus, sont recueillis pour vous offrir la version la plus appropriée de la page Web et améliorer l’expérience Utilisateur, comme la navigation ou le contenu offert.

Témoins de Connexion : La Plateforme Jade utilise des témoins de connexion et des technologies similaires, tels que des petits fichiers de données, pour identifier les utilisateurs lorsqu’ils reviennent sur la plateforme. Ces témoins de connexion sont utilisés pour personnaliser l’information que vous recevez lors de votre navigation. Conformément à la législation en vigueur, vous serez informé de l’utilisation de ces technologies et aurez la possibilité de les activer ou de les refuser.

Balises Web : Nos pages Web et messages électroniques peuvent contenir des balises Web, des petites images graphiques invisibles pour l’utilisateur, qui nous permettent de recueillir des informations limitées sur nos utilisateurs, telles que le type d’appareil, l’adresse IP, et le moment de visualisation de la balise. Les balises Web sont utilisées pour compter les visiteurs, suivre les habitudes de navigation et évaluer l’engagement des utilisateurs sur la Plateforme Jade. Nous pouvons également les utiliser dans les courriels pour mesurer l’ouverture et la réaction aux messages, compilant ainsi des statistiques sur notre plateforme.

Quand devons-nous obtenir votre consentement ?

Nous obtenons vos informations avec votre consentement ou selon les lois en vigueur, notamment dans les cas suivants :

• - Lors de l’autorisation des témoins de navigation
• - Lorsque vous vous abonnez à un nouveau produit ou service
• - Pour vous fournir de l’information sur des produits, des services et/ou des événements promotionnels
• - Lorsque nous devons utiliser vos informations à des fins différentes de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

Cependant, votre consentement n’est pas requis à chaque interaction. Par exemple, si vous avez donné votre accord pour recevoir des communications promotionnelles par courriel, celles-ci vous seront envoyées automatiquement, sauf indication contraire de votre part.

Dans quel contexte pouvons-nous communiquer vos renseignements sans votre consentement ?

Optania peut divulguer vos renseignements vous identifiant personnellement :

• - Pour se conformer à la loi ou à un processus légal
• - Pour répondre à une demande gouvernementale
• - Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’Optania et ses Utilisateurs

Optania peut transférer ou autrement divulguer vos Renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, une vente, une consolidation ou tout autre changement corporatif.

Quels sont vos droits concernant vos Renseignements personnels et comment pouvez-vous les faire appliquer ?

Vos informations vous appartiennent, et vous avez le droit de retirer votre consentement à leur collecte, utilisation ou communication sauf dans le cadre des obligations légales ou contractuelles ci-haut mentionnées.

Cependant, il est essentiel de noter que certains renseignements sont indispensables pour vous fournir nos produits et services. En utilisant la Plateforme Jade, et/ou en nous fournissant vos Renseignements personnels, vous consentez et acceptez les termes de cette Politique de Confidentialité et à tout amendement y apporté par votre utilisation continue.

Refus : Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnellement identifiables soient utilisés de la façon décrite dans cette Politique, veuillez cesser l’utilisation de la Plateforme Jade. Si vous continuez d’utiliser la Plateforme, nous recueillerons à nouveau certaines données à votre sujet.

Accès, modifications et suppression : Vous pouvez faire une demande officielle pour connaître les renseignements que nous détenons sur vous, ainsi qu’en faire la modification ou la suppression.

Toute demande officielle doit être faite par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information par l’un des deux moyens suivants :

• - Par courriel à l’adresse électronique suivante : prp@optania.com

• - Par poste certifiée, affranchissement prépayé et avec accusé de réception à l’adresse suivante :
• Optania Solutions inc.
  284, rue de l’Hôtel-de-Ville
  Saguenay (Québec) G7H 4W7
  Canada

* Nous donnerons suite à la demande dans les plus brefs délais (au maximum 30 jours après sa réception).

Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements ?

Conservation limitée : Optania vise à ne pas conserver plus longtemps que nécessaire les renseignements personnels de ses Utilisateurs et notre intention est d’atteindre uniquement la finalité pour laquelle elles ont été collectées. En règle générale, les données sont supprimées 90 jours après la demande de suppression, mais le délai peut différer selon l’entente convenue entre les parties.

Lieux de conservation : Les Renseignements personnels obtenus en ce qui concerne votre utilisation de la Plateforme Jade seront conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Optania.

Pour plus d’informations sur nos orientations concernant la sécurité et nos fournisseurs, consultez : https://www.psylio.com/security.

Quelles sont les autres conditions qui accompagnent cette politique ?

Mise à jour de la politique : Optania se réserve le droit de modifier cette Politique de Confidentialité lorsque requis. Vous serez informé au moyen d’avis apparaissant sur nos sites web ou autres moyens de communication autorisés par vous.

Comment pouvez-vous nous rejoindre ?

Nous vous invitons à nous transmettre toute question et commentaire sur la sécurité et la protection de la vie privée à prp@optania.com.